I.
Pendahuluan
Masyarakat sebagai pengguna jasa pendidikan sangat dipengaruhi
oleh trend yang berubah sewaktu-waktu. Sarlito W. Sarwono memberi gambaran
sebagai berikut:
Maju dan
berkembangnya peradaban dunia juga mempengaruhi alat pendukungnya, diantaranya
adalah teknologi komunikasi yang penggunaanya sebagai alat bantu untuk
memproses dan mentransfer perangkat data informasi yang dibutuhkan, teknologi
komunikasi pula sebagai sebab masuknya norma dan nilai baru dari luar
yang pada gilirannya norma dan nilai baru ini masuk ke dalam lingkungan
kehidupan keluarga dan masyarakat.[1]
Lembaga pendidikan hanya dapat
mengontrol domain internal, baik yang berhubungan dengan operasional
pendidikan maupun sistem informasi. Sedangkan domain eksternal
berada diluar kontrol lembaga pendidikan tersebut.
Pada
kenyataannya komponen ekternal sangat mempengaruhi komponen internal lembaga
pendidikan seperti kebijakan pemerintah dalam menetapkan anggaran pendidikan
yang sangat integral mempengaruhi perubahan strategi lembaga pendidikan. Persaingan yang terjadi antar lembaga pendidikan sebenarnya adalah
bagaimana melakukan pendayagunaan terhadap sumber daya yang dimiliki sehingga
menghasilkan jasa pendidikan yang lebih baik, harga terjangkau, kualitas
terbaik, dan dapat disajikan tepat waktu dari pesaing yang berada di luar
jangkauan lembaga pendidikan tersebut.
Perubahan terjadi secara cepat
karena terbukanya arus komunikasi dan informasi global. Persaingan yang terjadi
cenderung menciptakan lingkungan yang berubah secara cepat dan dinamis. Lembaga
pendidikan dituntut untuk cepat beradaptasi dengan lingkungan luar. Oleh karena
itu, secara langsung maupun tidak langsung kemajuan teknologi informasi akan
memberikan dampak yang signifikan terhadap pengelolaan lembaga pendidikan.[2]
Keberadaan sistem informasi
merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas
pendidikan itu sendiri. Kedua hal tersebut memiliki tingkat ketergantungan yang
cukup tinggi dalam membentuk karakteristik dunia pendidikan. Hubungan keduanya
saling berkaitan antar satu sama lain. Pendidikan sebagai penggerak dari sistem
pendidikan informasi. Begitu pula,sistem informasi merupakan komponen
keberhasilan proses pendidikan.
Makalah ini akan membahas
tentang bagaimana sistem informasi menjadi kunci keberhasilan lembaga
pendidikan dalam bersaing dengan lembaga lainnya.
II.
Pembahasan
A.
Lingkungan Pendidikan
Lingkungan
Pendidikan adalah segala sesuatu yang ada di luar diri anak dalam alam semesta
ini yang menjadi wadah atau wahana, badan atau lembaga berlangsungnya proses
pendidikan yang merupakan bagian dari lingkungan sosial. Secara umum fungsi
lingkungan pendidikan adalah membantu peserta didik dalam berinteraksi dengan
berbagai lingkungan sekitarnya (fisik, sosial, dan budaya), dan utamanya berbagai
sumber daya pendidikan yang tersedia agar dapat dicapai tujuan pendidikan yang
optimal. Selain itu, penataan lingkungan pendidikan tersebut terutama
dimaksudkan agar proses pendidikan dapat berkembang efisien dan efektif.
Sebuah lembaga
pendidikan memiliki komponen-komponen yang diperlukan untuk menjalankan
operasonal pendidikan, seperti siswa/mahasiswa, sarana-prasarana, struktur
organisasi, proses, sumber daya manusia (pendidik) dan biaya organisasi. Adapun
sistem informasi terdiri dari komponen-komponen pendukung lembaga pendidikan
yang berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil
keputusan saat melakukan aktivitas pendidikan.[3]
Sistem
informasi terbentuk dari komponen-komponen perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware).
Dalam teori manajemen untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan, strategi
lembaga pendidikan dan strategi sistem informasi harus saling mendukung
sehingga dapat menciptakan keunggulan bersaing (competitive advantage)
lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Para ahli di bidang teknologi
informasi telah meramalkan bahwa akan terjadi revolusi besar-besaran dalam
kehidupan manusia. Abad informasi diikuti oleh abad bioteknologi yang akan
menghasilkan lingkungan makro yang sama sekali jauh berbeda dengan yang saat
ini dan secara mikro, hal tersebut tersebut akan berpengaruh terhadap kehidupan
setiap individu dalam beriorentasi maupun berprilaku.
Perubahan dan perkembangan yang
digambarkan sebagai sebuah revolusi tersebut pasti akan mempengaruhi domain
internal dari sebuah lembaga pendidikan. Oleh karena itu, lembaga pendidikan
hendaknya mampu merespon perubahan tersebut dengan penyesuaian
strategi/kebijakan sesuai dengan perkembangan sistem teknologi informasi.
B.
Teknologi Informasi Mendorong Keunggulan
Bersaing Lembaga Pendidikan
Sistem informasi manajemen
merupakan sistem operasional yang melaksanakan beraneka-ragam fungsi
untuk menghasilkan luaran yang berguna bagi pelaksanaan operasi dan manajemen
organisasi yang bersangkutan.[4] Penggunaan sistem informasi juga sudah banyak
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan. Keberadaan internet membuka sumber
informasi yang tadinya susah diakses. Akses terhadap sumber informasi bukan
menjadi malasah lagi. Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang
mahal harganya. Internet memungkinkan seseorang di Indonesia untuk mengakses perpustakaan
di Amerika Serikat. Mekanisme akses perpustakaan dapat dilakukan dengan
menggunakan program khusus, aplikasi telnet atau melalui web browser.
Sudah banyak cerita tentang pertolongan internet dalam penelitian, tugas akhir.
Tukar menukar informasi atau tanya jawab dengan pakar dapat dilakukan melalui
internet.
Tanpa adanya internet banyak tugas akhir dan
tesis yang mungkin membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk diselesaikan.
Kerjasama antar pakar dan juga dengan mahasiswa yang letaknya berjauhan secara
fisik dapat dilakukan dengan lebih mudah. Dahulu seseorang harus berkelana atau
berjalan jauh untuk menemui seorang pakar untuk mendiskusikan sebuah masalah.
Saat ini hal ini dapat dilakukan dari rumah dengan mengirimkan email. Makalah
dan penelitian dapat dilakukan dengan saling tukar menukar data melalui
Internet, via email, ataupun dengan menggunakan mekanisme file sharring.
Sharring informasi juga sangat dibutuhkan. dalam bidang penelitian agar
penelitian tidak berulang (reinvent the wheel). Hasil-hasil penelitian
di perguruan tinggi dan lembaga penelitian dapat digunakan bersama-sama
sehingga mempercepat proses pengembangan ilmu dan teknologi.
Distance learning dan virtual university merupakan
sebuah aplikasi baru bagi Internet. Jika pendidikan hanya dilakukan dalam kelas
biasa, berapa jumlah orang yang dapat ikut serta dalam satu kelas? Jumlah
peserta mungkin hanya dapat diisi 50 orang. Virtual university dapat
diakses oleh siapa saja, darimana saja. Bagi Indonesia, manfaat-manfaat yang
disebutkan di atas sudah dapat menjadi alasan yang kuat untuk menjadikan internet
sebagai infrastruktur bidang pendidikan.
Zulkifli Amsyah menyatakan bahwa
Perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak jaringan, sekarang lebih
meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kecepatan pekerjaan dan pelayanan
pelanggan.[5]
Teknologi informasi sendiri
merupakan salah satu senjata persaingan. Hal itu dikarenakan teknologi
informasi merupakan salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas
operasional lembaga pendidikan.
Fenomena yang nampak dalam masyarakat sekarang
ini adalah kecenderungan masyarakat untuk memilih lembaga pendidikan yang telah
memiliki perangkat teknologi informasi yang memadai untuk mendukung berbagai
aktivitas operasional lembaga pendidikan tersebut. Hal itu disebabkan oleh
penilaian masyarakat tentang kualitas pendidikan dapat dilihat dari kemampuan
sebuah lembaga pendidikan dalam memberikan pelayanan jasa pendidikan,
diantaranya penggunaan teknologi informasi. Setidaknya teknologi informasi
yang tepat guna bagi dunia pendidikan, dapat menyajikan aktivitas sebuah
lembaga pendidikan secara lebih cepat dan menarik sehingga memiliki nilai
tambah dan daya tarik bagi masyarakat sebagai pengguna jasa lembaga pendidikan
tersebut.
Michael Porter, dalam manjemen strategi
memperkenalkan Lima Kekuatan (Five Forces) yang harus dicermati oleh
pimpinan lembaga pendidikan. Lima Kekuatan tersebut dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1.
Persaingan antar lembaga pendidikan yang sudah
ada (rivalry among existing institution).
Kekuatan ini berasal dari lembaga-lembaga
pendidikan yang menawarkan program pendidikan yang relatif sama di mata
masyarakat pengguna jasa pendidikan. Secara prinsipil, strategi penerapan
teknologi yang dijalankan terhadap lembaga pendidikan yang semacam ini adalah
bagaimana menciptakan program pendidikan yang harganya terjangkau, kualitasnya
baik, dan disajikan tepat waktu. Tujuannya adalah menyediakan program
pendidikan yang lebih murah (cheaper), lebih baik (better) dan lebih
cepat (faster).
2.
Ancaman dari lembaga pendidikan pendatang baru
(threat of new entrant).
Datangnya pendatang baru dalam dunia
pendidikan merupakan jenis kekuatan kedua yang harus diperhatikan oleh lembaga
pendidikan. Dalam era globalisasi informasi, lembaga pendidikan baru adalah
lembaga pendidikan yang secara fisik datang dan berada pada lingkungan (lokal,
regional, maupun nasional) lembaga pendidikan tersebuat berada. Adapun lembaga
baru di negara lain dan kekuatan informasinya dapat pula menawarkan program
pendidikan melalui jalur komunikasi internet.
3.
Ancaman dari lembaga pendidikan yang menawarkan
jasa pendidikan pengganti (threat of substitute educations service).
Ancaman ini datang dari kemampuan teknologi
informasi untuk menciptakan program pendidikan pengganti dari program
pendidikan yang sudah ditawarkan.
4.
Kekuatan tawar-menawar pemasok/masyarakat yang
membutuhkan jasa pendidikan (bargaining power of suppliers).
Jika sebelumnya datang secara langsung dari
para pesaing lembaga pendidikan yang bersangkutan, ancaman keempat berasal dari
komponen rekan yang merupakan pemasok. Dalam hal ini, calon jasa penyaji
pendidikan (pendidik) ataupun juga pemangku kebijakan yang berkepentingan untuk
menciptakan jasa pendidikan yang berkualitas.
5.
Kekuatan tawar-menawar pembeli (bargaining
power of buyer).
Kekuatan berikutnya merupakan kemampuan tawar
menawar dari para pengguna jasa pendidikan. Faktor yang mempengaruhinya antara
lain minat masyarakat serta kemampuan ekonomi masyarakat tersebut.
Kekuatan ini dengan mudah bertambah karena beberapa faktor berikut:
a. Era globalisasi telah membuka batas-batas geografis negara
sehingga program pendidikan sejenis maupun program pendidikan pengganti yang
ditawarkan akan membanjir pasar lokal.
b. Prinsip program jasa pendidikan yang ditawarkan lembaga
pendidikan international biasanya lebih baik dibandingkan dengan jasa
pendidikan lokal.
c. Berlakunya undang-undang yang secara efektif
melindungi konsumen (pengguna jasa pendidikan ) dari perilaku pendidikan yang
melakukan kesalahan.
d. Kebutuhan penggunaan jasa pendidikan yang semakin
bertambah sejalan dengan tantagan baru dalam dunia bisnis, terutama pesatnya
perkembangan teknologi informasi.
C.
Menciptakan Keunggulan Bersaing Lembaga
Pendidikan
Salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh
teknologi informasi dalam dunia pendidikan adalah pembentukan jaringan
komunikasi antar lembaga pendidikan untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas. Sistem antarorganisasi (inter organizational system/IOS) akan
terbentuk jika dua atau lebih organisasi (lembaga pendidikan) kerja sama dalam
pemakaian teknologi informasi. Secara integral ada tiga jenis sistem yang di
tawarkan lembaga pendidikan untuk mengimplementasikan IOS, yaitu:
1. Intranet : jaringan internal
lembaga pendidikan yang menghubungkan antar kantor pusat dan kantor cabang yang
terpisah secara geografis, baik lokal maupun regional.
2. Internet : jaringan komputer publik
yang berorientasi sebagai penghubung lembaga pendidikan dengan para pengguna
program pendidikan atau calon siswa atau mahasiswanya.
3. Ekstranet : jaringan yang dibangun
sebagai alat komunikasi antar lembaga pendidikan dan lembaga pendukungnya,
seperti kementerian pendidikan,
masyarakat, pemerintahan, dan dunia usaha.
Lembaga pendidikan yang
tertarik untuk melakukan IOS biasanya memiliki beberapa alasan populer yang
mendasarinya, yaitu sebagai berikut :
1. Program baru (new programme)
Tujuan diadakannya kerja sama
antar lembaga pendidikan adalah untuk menghasilkan jasa pendidikan yang tidak
mungkin dihasilkan oleh lembaga pendidikan tersebut jika berdiri sendiri.
2. Pelayanan baru (new
service)
Disamping sarana pelayanan
pendidikan yang bersifat fisik, pelayanan baru juga mungkin ditawarkan oleh
lembaga pendidikan yang bekerja sama.
3. Efisiensi
Motif ketiga yang mendorong
sebuah lembaga pendidikan mengadakan
kerja sama antar lembaga pendidikan yaitu untuk efisiensi (terlaksanannya proses
yang lebih murah dan cepat).
4. Hubungan antara lembaga
pendidikan dan masyarakat
Bentuk kerja sama lain terjadi
antara lembaga pendidikan dan masyarakat, baik sebagai penyedia calon siswa
atau mahsiswa untuk lembaga pendidikan ataupun sebagai pengguna jasa pendidikan
tersebut.[6]
Bentuk penggunaan sistem informasi dapat berupa layanan sistem informasi
akademik di sekolah atau di universitas. Siswa atau mahasiswa dapat mengisi
kartu rencana studi, melihat hasil belajar, memberikan penilaian terhadap
dosen, melihat informasi beasiswa, dan informasi akademik lainnya.
5.
Outsourcing (menggunakan jasa lain untuk
membantu melakukan aktivitas pendidikan).
Lembaga pendidikan dalam
menjalankan aktivitasnya tidak terlepas dari berbagai keterbatasannya, baik
keterbatasan sumber daya manusia, modal, maupun sarana prasarana. Maka, jika
lembaga pendidikan tidak memiliki tenaga ahli untuk memperbaiki atau memelihara
peralatan kantor, dapat digunakan perusahaan jasa di bidang pemeliharaan
alat-alat kantor, seperti komputer.
6.
Membangun Citra Lembaga Pendidikan (Image
Building)
Lembaga pendidikan yang sama
maupun lembaga lain yang dapat menunjang kelancaran aktivitas lembaga
pendidikan tersebut. Salah satunya adalah bagaimana meningkatkan citra lembaga
pendidikan, terutama di era globalisasi.
7.
Operasi bersama (Joint Operation)
Operasional yang dilakukan
bersama-sama antar lembaga pendidikan baik antar lembaga pendidikan formal,
maupun antara lembaga pendidikan formal dan nonformal, untuk meningkatkan
kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa.
8.
Aliansi Strategis (strategic Alliances)
Merupakan bentuk kerja sama
antara beberapa pendidikan untuk tujuan yang bersifat umum dan jangka panjang. Misalnya
aliansi antar situasi bagi lembaga-lembaga pendidikan swasta atau perguruan
tinggi swasta untuk jurusan tenaga kependidikan baik sekolah tinggi keguruan
maupun fakultas keguruan
D.
Teknologi Informasi sebagai Aset Jangka
Panjang Lembaga Pendidikan
Kecepatan perkembangan teknologi informasi
sangat tinggi seringkali menyulitkan lembaga pendidikan untuk menyusun strategi
untuk mempertahankan eksistensinya dalam jangka waktu yang panjang. Setidaknya ada tiga kunci utama yang mendukung teknologi informasi untuk
dijadikan aset lembaga pendidikan dalam jangka panjang, yaitu :
1.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia disini
adalah para staf penanggung jawab perencanaan dan pengembangan teknologi
informasi pada sebuah lembaga pendidikan. Faktor SDM yang menjadi staf
pengembangan teknologi informasi pada lembaga pendidikan harus memiliki tiga
dimensi berikut.
• Keahlian teknis sumber daya
manusia sangat dibutuhkan dalam dunia pendidikan, mengingat perkembangan
teknologi informasi yang terjadi.
• Pengetahuan mengenai dunia
pendidikan biasanya diperoleh dari hasil interkasi antar SDM yang terlibat
dalam dunia pendidikan, dan mengethaui proses operasional lembaga pendidikan
yang menggunakan bantuan teknologi informasi serta kemungkinan untuk
meningkatakan nilai tambah bagi lembaga pendidikan tersebut.
• Orientasi pada pemecahan
masalah. Hal ini tidak terbatas pada karakteristik SDM secara tradisional
yang hanya terpaku pada tugas tugas rutin saja, akan tetapi, SDM yang
dibutuhkan cenderung merupakan kumpulan orang yang selalu berpikir kritis dan
kreatif dalam memecahkan masalah yang terjadi pada lembaga pendidikan
Dengan demikian, para staf tersebut
benar-benar bertanggung jawab terhadap pengoperasian teknologi informasi,
memiliki kompetensi untuk memecahkan masalah yang dihadapi lembaga pendidikan
sehari-hari, dan selalu mencari kesempatan mengguanakan teknologi informasi
untuk kemajuan lembaga pendidikan tersebut. Melalui kombinasi aktifitas seperti
pelatihan, pengalaman bekerja, kemampuan manajerial, dan kepemimpinan yang
berkualitas, staf teknologi informasi tersebut akan memiliki pengetahuan dan
kompetensi yang dibutuhkan.
2.
Teknologi
Seluruh infrastruktur teknologi informasi,
termasuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
dipergunakan secara bersama-sama dalam proses operasional lembaga pendidikan
karena merupakan tulang punggung terciptanya sistem yang terintegrasi, dengan
biaya yang relatif terjangkau, untuk biaya oprasional, pengembangan, maupun
biaya pemeliharaan, dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang
lembaga pendidikan harus mengembangkan infrastrukturnya, pada akhirnya, sistem
informasi yang di hasilkan akan memiliki potensi yang dapat di percaya (Reliable),
akurat (accurate), dan konsisten (consistent) akan
dijadikan panduan pengembangan teknologi informasi yang di bangun sejalan
dengan strategi pengembangan lembaga pendidikan
3.
Relasi
Relasi yang dimaksud dalam hal
ini adalah hubungan teknologi informasi dengan pihak manajemen lembaga
pendidikan sebagai pengambil keputusan (decision maker). Menjalin suatu
relasi berarti membagi resiko dan tanggung jawab. Dalam mewujudkan relasi ini
harus didukung oleh pimpinan tertinggi dari lembaga pendidikan sehingga akan
bertanggung jawab pada aplikasi teknologi informasi yang berorientasi terhadap
proses bukan berdasarkan fungsi organisasi. Disamping itu, pimpinan tertingi
lembaga pendidikan diharapkan mampu memutuskan skala prioritas pengembangan dan
implementasi dari teknologi informasi berdasarkan skala kepentingan lembaga
pendidikan, serta harus dituangkan dalam cetak biru (blueprint) panduan
perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen pendidikan.[7]
III.
Penutup
Beberapa kesimpulan yang dapat
diambil dari paparan di atas antara lain sebagai berikut:
1.
Era baru dalam sistem informasi manajemen
menuntut adanya reformasi pendidikan yang berkaitan erat dengan sistem
informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan dunia pendidikan.
2.
Teknologi informasi telah menjadi salah satu
alat untuk meningkatkan efesiensi aktifitas operasional lembaga pendidikan.
Penggunaan perangkat teknologi informasi yang tepat dapat mendorong keunggulan
lembaga pendidikan dengan lembaga pesaing lainnya.
3.
Menciptakan keunggulan bersaing lembaga
pendidikan dengan pembentukan jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan
untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas, yaitu melalui jaringan internet,
internal dan ekternal
4.
Tiga kunci utama yang mendukung teknologi
informasi untuk dijadikan aset lembaga pendidikan dalam jangka panjang yaitu
sumber daya manusia, teknologi dan relasi
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, Manajemen
Sistem Informasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001
Davis, Gordon B. Kerangka
Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo,
1998
Putra,
Syopiansyah Jaya & Subiyakto, Aang, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:UIN
Jakarta Press, 2006
Rochaety, Ety, dkk, Sistem
Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006
Sarwono, Sarlito W, Psikologi
Remaja, Jakarta: Raja Grafindo, 2010
[2] Hamzah B. Uno dan Nina Lamatenggo, TeknologiKomunikasi
dan Informasi Pembelajaran, Jakarta: Bumi Aksara, 2011, 106
[4] Gordon B. Davis, Kerangka Dasar
Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo,
1998, xiii
[6]
Syopiansyah
Jaya Putra, dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:UIN
Jakarta Press, 2006, 126.
Posting Komentar